Styrearbeid, som er en kjerneaktivitet i enhver organisasjon, krever effektiv planlegging og ledelse av styremøter. Gode styremøter er avgjørende for å sikre at styret tar informerte beslutninger, fremmer produktivitet og holder alle medlemmer engasjert.
Forberedelse til styremøter
Tidlig utsendelse av møteinnkalling og dokumenter
Når det gjelder styremøter, er tidlig planlegging og kommunikasjon essensielt. Send ut møteinnkalling og nødvendige dokumenter i god tid før møtet. Dette gir styremedlemmene nødvendig tid til å forberede seg og sette seg inn i saker som skal diskuteres. Ideelt sett bør møteinnkallingen sendes ut minst en uke før møtet.
Fordel leseoppgaver
For å sikre at alle styremedlemmene er godt forberedt, kan det være nyttig å fordele leseoppgaver mellom dem. Dette kan omfatte spesifikke rapporter eller dokumenter som trenger ekstra oppmerksomhet. Ved å fordele arbeidet bidrar du til å engasjere alle og fremme et bredt spekter av innsikt i diskusjonene.
Klar og strukturert agenda
Agendaen er kjernen i et vellykket styremøte. En klar og strukturert agenda hjelper ikke bare med å holde møtet på sporet, men sikrer også at alle viktige saker blir behandlet. Start agendaen med faste punkter som godkjenning av tidligere protokoller, finansielle oppdateringer, og andre nødvendige rapporter. Inkluder deretter sakene som skal diskuteres og avgjøres.
Sette agendaen
Prioritere viktige saker
Plasser de mest kritiske sakene tidlig på agendaen. Dette sikrer at de viktigste beslutningene blir tatt mens alle fortsatt er friske og fokuserte. Mindre viktige saker kan plasseres mot slutten av møtet.
Alloker tid til hver sak
Ved å tildele spesifikke tidsrammer til hver sak på agendaen, kan du hjelpe til med å holde møtet innenfor en fornuftig tidsramme. Dette forhindrer også at enkelte diskusjoner trekker ut på bekostning av andre viktige saker.
Inkluder tid til diskusjon og spørsmål
Det er viktig å sette av nok tid til diskusjon og spørsmål. Dette gir medlemmene muligheten til å uttrykke sine synspunkter og stille nødvendige spørsmål, noe som kan bidra til bedre beslutninger og økt engasjement.
Ledelse av møtet
1. Følge agendaen
Begynn møtet med å gjennomgå agendaen og sørg for at det er enighet om struktur og tidsplan. Følg agendaen nøye, og prøv å dekorere tid til hver sak som planlagt. Hvis du merker at en sak tar mer tid enn avsatt, vurder om diskusjonen må fortsette i et senere møte eller i en arbeidsgruppe.
2. Aktiv deltakelse
Oppmuntre til deltakelse fra alle styremedlemmer. Dette kan gjøres ved å stille åpne spørsmål og aktivt be om innlegg fra stille medlemmer. Aktiv deltakelse sikrer forskjellige perspektiver og bidrar til mer grundige diskusjoner.
3. Hold disiplin
Som møteleder må du sørge for at diskusjonene holder seg til sakens tema og at personlige angrep unngås. Oppretthold en profesjonell og produktiv tone ved å minne deltakerne om agendaen og tidsbegrensningene når nødvendig.
4. Oppfølging av beslutninger
Under møtet, sørg for at alle beslutninger blir dokumentert klart og tydelig. Etter møtet, send ut en oppsummering av beslutningene samt oppfølgingspunkter og ansvarlige personer. Klar oppfølging sikrer at vedtatte beslutninger blir iverksatt og at fremdriften blir overvåket.
Effektiv forberedelse og ledelse av styremøter er avgjørende for produktivitet og engasjement i styrearbeid. Ved å sende ut møteinnkallinger og dokumenter tidlig, ha en klar og strukturert agenda, prioritere viktige saker, og sikre aktiv deltakelse og disiplin under møtet, kan du bidra til at styret tar informerte og ansvarlige beslutninger.
Trenger du hjelp med å effektivisere dine styremøter? Vi har dyktige rådgivere som arbeider over hele Norge og som kan hjelpe deg med dette. Ta kontakt med oss her.
